Management et télétravail : comment s'adapter ?

La crise sanitaire du COVID-19 a accéléré une tendance déjà bien présente au sein des entreprises. Celle du télétravail ou du travail à distance. Les managers doivent désormais être capables d’animer des collectifs de personnes dispersées.

A l’heure où dans un contexte normal d’activité, 29% des salariés français télétravaillent, il est important d’adapter ses méthodes de management à la collaboration avec des équipes qui peuvent être éloignées, par la distance, le niveau hiérarchique, le facteur culturel ou tout simplement, le mode de prestation.

De plus en plus de projets sont gérés avec des équipes multi-disciplinaires, dans des organisations matricielles et avec des intervenants internes et externes à l’entreprise.

Savoir animer une équipe, à distance, en mode projet est devenu un enjeu clé pour les managers à l’ère du digital.

Au-delà des outils, dont nous vous proposons notre sélection ci-dessous, il est aussi important de revoir ses pratiques et postures de management, en appliquant quelques règles essentielles qui assurent l’engagement et favorisent la confiance et le partage au sein d’équipes décentralisées.

Nous avons intitulé chez Digitaly cette approche de management d’équipes en télétravail : Le Remote Management.

D’une part, parce que ces nouveaux usages, rendus possibles par l’avènement du digital, impliquent de changer d’état d’esprit et de privilégier la confiance, avec un cadre clairement défini, et d’autre part, parce que le management à distance nécessite davantage d’agilité, d’adaptation, d’empathie.

Le télétravail transforme les habitudes avec un management du télétravail par objectif et un réel lâcher prise du manager. Le télétravail demande une adaptation particulière pour chaque individu. Le/la manager doit tenir compte du temps nécessaire à chaque personne pour s’adapter à la situation de travail à distance, d’organiser ses journées et son espace de travail.

Il n’y a pas de méthode miracle qui s’applique à toutes les équipes de la même façon, il faut donc apprendre à tester et à apprendre, à co-construire en intelligence collective avec ses équipes. Le management en mode “top-down”, qui va du haut vers le bas, ne fonctionne pas en Remote Management.

Savoir animer une équipe, à distance, en mode projet est devenu un enjeu clé pour les managers à l’ère du digital.

Au départ considéré comme un avantage accordé afin de favoriser une meilleure qualité de vie, le télétravail devient de plus en plus une nécessité et beaucoup d’entreprises le permettent.

C’est le cas dans les métropoles où les transports en commun font perdre beaucoup de temps aux collaborateurs des entreprises, qui peuvent, pour certains métiers, travailler facilement à distance si les process de l’entreprise sont adaptées (cloud, logiciels en SAAS, sécurisation des outils, mise en place de solutions de communication à distance, de matériel adaptés : PC portables, tablettes, smartphones…).

C’est aussi maintenant un enjeu de marque employeur. Les collaborateurs souhaitent de plus en plus équilibrer leur vie professionnelle et personnelle et attendent de leur employeur cette possibilité de télé-travailler un ou deux jours par semaine.

Les stratégies d’innovation des entreprises font également émerger des nouvelles pratiques de travail en proposant à des équipes de différents métiers de travailler dans des tiers-lieux, pour favoriser l’échange et l’agilité.

Le télétravail représente aussi maintenant un enjeu de marque employeur pour des collaborateurs qui veulent privilégier l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle.

Dans ce contexte du télétravail et des nouvelles approches de management, Digitaly vous propose quelques clé pratiques à tester au sein de vos organisations et accompagne, au travers de formations et/ou d’accompagnements sur-mesure, la transition de vos méthodes de management vers le Remote Management à l’ère du digital.

Notre sélection d’outils pour gérer vos équipes à distance :

Une des premières actions à mener dans un cadre de gestion d’équipe à distance est d’assurer la fluidité de la communication, avec des outils adaptés.

Si vous utilisez déjà des outils qui vous conviennent, n’en changez pas, l’important est de privilégier ce qui fonctionne déjà bien.

#Conseils pour bien communiquer

Faire un point à minima toutes les semaines avec votre équipe, plutôt en début de semaine.

Privilégier l’échange par visio-conférence, le lien humain est important à maintenir avec des équipes à distance.

Sinon, un appel téléphonique peut aussi être efficace. L’essentiel étant de partager les missions de la semaine et de bien définir le cadre des attendus, et de s’assurer que tout le monde ait sa feuille de route et les moyens adaptés pour mener ses missions à bien.

Faire en complément, un point hebdomadaire en individuel avec chaque membre de votre équipe, pour suivre ses avancées, répondre à ses questions, donner du feedback.

Cet échange peut se prévoir par téléphone, toujours le même jour et à la même heure pour que ce rendez-vous soit bien noté dans l’agenda des personnes concernées.

En fin de semaine, vous pouvez demander à chaque membre de l’équipe de vous faire un résumé de ses réalisations et des avancées, freins et questions sur les dossiers en cours.

Pour le reste du temps, il conviendra de laisser chacun travailler de façon autonome, en toute confiance.

C’est ici que le lâcher-prise managérial doit s’exprimer pleinement pour favoriser la prise d’initiative des collaborateurs.

#Règles de communication pour vous aider à collaborer efficacement à distance :

Réserver si possible le téléphone aux besoins urgents et importants (hors points d’équipe en groupe ou individuels)
Utiliser les mails pour des messages longs qui nécessitent d’aborder des éléments complexes, et non urgents.
Utiliser une solution de communication collaborative telle que Slack, teams pour des échanges rapides, des besoins urgents.
Privilégier les visio conférences pour des échanges à plusieurs (Zoom, Teams, Hangout, Whereby)…

Chez Digitaly, nous utilisons Slack et Zoom pour échanger en interne ou avec nos expert.e.s métiers.

Partager ses objectifs et ses avancées pour privilégier l’engagement :

Pour manager efficacement des équipes en télétravail ou en travail à distance, il est essentiel de faire confiance à son équipe et de lui assigner des tâches claires, avec un cadre précis.

Le management par objectif a largement fait ses preuves dans ces contextes de travail à distance.

Il est conseillé de définir des objectifs pour chaque projet, équipe, collaborateur.

Et pour chaque objectif, d’indiquer des exemples de réalisation concrète.

Exemple :

Objectif : booster les candidatures au prochain meetup expert – viser les 50 inscrits qualifiés

Actions : mener une campagne sponsorisée sur Facebook, en optimisant les cibles, préparer 2 mailings a diffuser sur deux bases qualifiées avec un message différent pour tester le discours qui transforme le mieux, avoir obtenu au moins 10 inscriptions à la fin de la semaine pour adapter le plan d’actions en fonction la semaine suivante.

Il est aussi recommandé ici d’échanger en réunion d’équipe avec les personnes impliquées sur le projet et leur demander de fixer elles-mêmes leurs objectifs, en les guidant dans leur réflexion. L’engagement en sera décuplé.

Choisir les bons outils pour la gestion de projet :

Travailler à distance nécessite une bonne gestion opérationnelle des projets. Dans le monde du digital, nous sommes habitués à utiliser les méthodes agiles pour suivre des projets et s’assurer de leur efficacité, en terme de moyens, de qualité et de coûts.

Dans les organisations plus traditionnelles, où le digital est peu présent, nous recommandons de travailler avec deux outils essentiels :

Trello, pour la gestion de projet collaborative en mode kanban, accessible à tous avec des tableau visuels pour suivre vos tâches et vos plannings.

Google Drive (ou équivalent via Microsoft Teams par exemple) pour le partage de document et/ou le travail à plusieurs sur un même document.

Et bien sûr, la mise en place du télétravail au sein de équipes est aussi une bonne opportunité pour adopter des bonnes pratiques autour du numérique responsable.

A lire : les recommandations de l’ADEME et également notre article sur le numérique responsable.

Pour accompagner vos besoins sur le management à l’ère des nouveaux modes de travail – à distance, en télétravail, en remote, Digitaly propose des parcours de formation sur-mesure pour des PME, ETI avec des références dans le secteur de l’industrie, des services, du sport, de la santé, de l’éducation et ou des collectivités locales.

Nous proposons également, en cette période de COVID-19 des webinaires dédiés aux pratiques du management d’équipes à distance.

#SaveTheDate : Prochain webinaire organisé avec le collectif #WeDigital sur le management d’équipes à distance vendredi 10 avril à 14h30