Le télétravail : d’une situation contrainte à un nouveau choix de vie professionnel ?

Infographie – La crise sanitaire de la pandémie mondiale a contraint le monde du travail à une nouvelle forme d’organisation professionnelle.

Afin de réduire drastiquement la propagation du covid19, le confinement (rester à domicile de façon obligatoire) a obligé les entreprises à autoriser à leurs collaborateurs au télétravail.

En partenariat avec TalkSpirit

Créditi photo : Photo by manny PANTOJA on Unsplash

En effet, si certains métiers restent liés à des fonctions de terrain (soignants, commerce, livraison, agriculture…) beaucoup d’autres missions peuvent être réalisées à distance. 

Talk Spirit a réalisé, en France, une étude avec des points clés, le télétravail était de : 

  • 7,2 % en novembre 2019 et souvent à temps partiel,
  • 30% des salariés ont pu recourir à celui-ci en mars et avril. 

L’usage des outils numériques vidéos ont vu leur consommation exploser :

  • Google Hangout a augmenté de 23%
  • Zoom pour 22%
  • Microsoft Teams environ 16%

Partout, on constate que les salariés qui ont pu apprécier cette nouvelle façon d’exécuter leur mission, souhaitent plutôt continuer de travailler à domicile certains pour une partie de leur temps, d’autres sont prêts à abandonner leur bureau physique.

télétravail digital COVID19 infographie
Du côté des entreprises…

On sait qu’avant cette crise, les dirigeants.es étaient plutôt réticents au télétravail car la France a une très forte culture du présentéisme. 

Pourtant, il semble que cette période a révélé une certaine performance des salariés.ées ce qui fait que les sociétés – pour la moitié – y seraient maintenant plutôt favorables.

Les réseaux sociaux

On peut noter par ailleurs que les réseaux sociaux ont été un point fort pour différentes initiatives solidaires avec un certain nombre d’opérations réalisées avec succès.

Un projet de formation e-learning sur le management à distance et le digital ?  Digitaly vous accompagne avec son catalogue de formations à distance. 

  • Animation d’équipes en agilité et intelligence collective
  • Outils numériques pour créer de l’engagement avec vos équipes
  • Accompagner votre présence sur les réseaux sociaux

Covid19 : les réseaux sociaux en mode “véhicules solidaires”

La crise sanitaire planétaire qui affecte presque tous les pays du monde a fait émerger une utilisation particulière d’internet et des réseaux sociaux dans cette période tout à fait inédite. 

Comment les réseaux sociaux peuvent-ils servir votre stratégie de présence sur le web en ces temps de crise ? 

L’étude mondiale réalisée, fin mars, par Kantar montre que la navigation sur le web a augmenté environ de 70% et l’engagement sur le “social média” connaît une hausse record de 61% versus le taux habituel. 

L’essor exceptionnel de l’utilisation des réseaux sociaux pendant la pandémie : des chiffres

L’application qui a le plus progressé est sans nul doute “WhatsApp” : environ +40%. Il est noté qu’en Espagne, le temps passé sur cet outil a pu augmenter jusqu’à 76%. Facebook a connu une hausse de 37%. Au passage, on remarque l’étrange similitude des chiffres : le premier réseau affiche 2,5 milliards de fans, c’est aussi le nombre de personnes confinées, actuellement, dans le monde dans le cadre de la pandémie Covid 19.

De son côté, Twitter a fait savoir que son nombre d’usagers a progressé de +23% pendant cette période, les internautes retenant plutôt ce média pour s’informer.

réseaux sociaux crise COVID19

Le web – vecteur de solidarité

Ce qui nous a paru intéressant chez Digitaly c’est la manière dont les internautes se sont emparés des réseaux sociaux comme des courroies de transmission citoyenne et de forte solidarité. La distanciation obligatoire, rimant en même temps avec une forme d’isolement social, a joué un rôle de levier pour se retrouver un terrain commun où les internautes pouvaient agir et inter-agir ensemble. 

Dans les premiers hashtags apparus sur Twitter : #OnApplaudit pour un rendez-vous quotidien d’applaudissements aux fenêtres, sur les balcons – à 20h – pour remercier tous les soignants. Et en réponse, le corps médical a posté des photos des quatre coins de la France avec l’expression #RestezChezVous pour exprimer l’urgence et l’utilité du confinement. 

Jamais nous n’avions autant vu de médecins prendre la parole pour expliquer leur contexte et l’urgence à agir pour accélérer notamment la protection des acteurs du soin.

En retour, des citoyens lancent des opérations de participation en ligne pour faire fabriquer au plus vite des masques en France et faire livrer le personnel soignant le plus en danger de  contamination et avec aussi d’autres corps de métiers exposés. 

solidarité réseaux sociaux COVID19

Côté culture, on voit ou plutôt on écoute les multiples actions de musiciens comme Gautier (violoncelliste) et Renaud Capuçon (violoniste) jouer et partager sur Twitter des morceaux d’oeuvres classiques. Nous ne pouvons pas nous rendre dans les salles de spectacles. La musique vient chez nous. 

L’Orchestre National de France a réussi l’incroyable performance, avec ses musiciens confinés, de leur faire jouer le Boléro de Ravel.

Dans ce contexte exceptionnel, nous avons la conviction que les internautes qui interagissent, pour le bien commun, sur les réseaux sociaux apportent une réponse d’efficacité, de réactivité que permet globalement le numérique

Des hommes et des femmes se mobilisent au quotidien pour rendre des services, intervenir, partager des contacts, et aussi échangent beaucoup plus qu’à l’ordinaire

Le confinement éloigne le virus Covid19 et isole les humains.

Le digital s’appuie sur sa viralité pour rapprocher, par l’action, les personnes. 

Les réseaux sociaux montrent leur efficacité, et jouent pleinement leur rôle de “véhicules solidaires”.

Comment agir à son niveau via les réseaux sociaux ?

Chez Digitaly, notre équipe est active sur Twitter, Linkedin, Facebook, Instagram.

Quelques suggestions de bonnes pratiques de la part de l’équipe pour communiquer en période de crise du COVID19 :

. N’oubliez pas, les réseaux sociaux sont la 1ère source d’information du public (clients, consommateurs…) ;

. Il est important de bien définir ses objectifs, sa cible et créer les comptes sur les réseaux sociaux où vos parties prenantes sont présents ;

. Pour débuter, c’est souvent l’argument de manque de temps qui est évoqué pour se lancer sur les réseaux sociaux. La création d’un compte est rapide et ne présente pas de difficulté technique particulière

. La régularité des publications est intéressante pour, petit à petit, constituer une base d’abonnés.ées qui formera ce qu’on appelle une “communauté”. 

. Une publication est beaucoup plus efficace si elle comporte un visuel (photo / graphique…) un lien (vers votre site web par exemple).

. Une notion importante qui fera le succès de votre action ? C’est l’attention que vous porterez aux internautes qui vous poseront des questions , vous répondront, vous relaieront… La réactivité et la qualité de vos réponses inciteront ceux-ci à partager, à recommander votre société et ses services.

. Toute entreprise a besoin de toujours plus de visibilité dans un monde fortement concurrentiel dans tous les secteurs d’activité. Vos actions de communication, par les réseaux sociaux, vous aideront à renforcer votre image et à faire connaître vos nouveautés, vos actions, votre actualité. 

Et vous où en êtes-vous ? 

Votre entreprise, en 2020, a sûrement une réflexion et une envie d’action sur ces sujets de “social média” ? Pourquoi le faire ? Comment le mettre en place  ?

Quand ? Nous sommes à vos côtés pour initier ou développer votre présence sur le web, dès maintenant ! 

Former vos salariés pendant la pandémie

Depuis le début de la pandémie liée au COVID_19, plus de 4 millions de personnes sont déclarées en chômage partiel. Durant cette période, les entreprises peuvent proposer des formations à leurs collaborateurs.   

A destination des employeurs, le Garf (Groupement des acteurs et responsables de la formation) propose en ligne, un guide sur “la formation des salariés pendant la pandémie“.

Ce document fait une synthèse des dispositifs qui peuvent être mobilisés durant cette période pour continuer à former les équipes en période de confinement :

  •  Le compte personnel de formation ;
  • Les formations de développement des compétences à l’initiative de l’employeur. 

Le guide présente également les typologies de formations qui peuvent être suivies dans cette période la pandémie, comme les formations en e-learning. 

Durant la période, Digitaly propose un ensemble de formations délivrées à distance, comme le parcours Leader 4.0, pour manager à l’ère du digital, ou des formations sur mesure pour animer des réunions et événement à distance, avec les outils du digital et des parcours e-learning sur l’intelligence collective, les réseaux sociaux et le design thinking.

Digitaly à vos côtés pour former vos collaborateurs au digital et à l’innovation. 

Quels sont les bénéficies de former ses équipes à distance, même pendant la crise ? 

Un apprentissage à distance permet de maintenir une cohésion d’équipe primordiale dans un contexte de crise comme celui-ci.

C’est aussi un excellent signal de la part de l’entreprise. Cela montre que l’employeur a confiance en ses équipes, qu’il investit en elles et que cette crise sera traversée “ensemble”.

 Depuis le début du confinement, l’État encourage  les entreprises à solliciter, à la place du dispositif d’activité partielle, le Fonds national emploi formation (FNE Formation). 

La responsabilité sociale de l’entreprise peut ici s’exercer pleinement pour créer de la valeur qui demain, sera bénéfique pour tous. 

Management et télétravail : comment s’adapter ?

La crise sanitaire du COVID-19 a accéléré une tendance déjà bien présente au sein des entreprises. Celle du télétravail ou du travail à distance. Les managers doivent désormais être capables d’animer des collectifs de personnes dispersées.
A l’heure où dans un contexte normal d’activité, 29% des salariés français télétravaillent, il est important d’adapter ses méthodes de management à la collaboration avec des équipes qui peuvent être éloignées, par la distance, le niveau hiérarchique, le facteur culturel ou tout simplement, le mode de prestation. 
 De plus en plus de projets sont gérés avec des équipes multi-disciplinaires, dans des organisations matricielles et avec des intervenants internes et externes à l’entreprise. 
Savoir animer une équipe, à distance, en mode projet est devenu un enjeu clé pour les managers à l’ère du digital. 
 
Au-delà des outils, dont nous vous proposons notre sélection ci-dessous, il est aussi important de revoir ses pratiques et postures de management, en appliquant quelques règles essentielles qui assurent l’engagement et favorisent la confiance et le partage au sein d’équipes décentralisées. 
Nous avons intitulé chez Digitaly cette approche de management d’équipes en télétravail : Le Remote Management. 
 
D’une part, parce que ces nouveaux usages, rendus possibles par l’avènement du digital, impliquent de changer d’état d’esprit et de privilégier la confiance, avec un cadre clairement défini, et d’autre part, parce que le management à distance nécessite davantage d’agilité, d’adaptation, d’empathie.  
Le télétravail transforme les habitudes avec un management du télétravail par objectif et un réel lâcher prise du manager. Le télétravail demande une adaptation particulière pour chaque individu. Le/la manager doit tenir compte du temps nécessaire à chaque personne pour s’adapter à la situation de travail à distance, d’organiser ses journées et son espace de travail. 
 
Il n’y a pas de méthode miracle qui s’applique à toutes les équipes de la même façon, il faut donc apprendre à tester et à apprendre, à co-construire en intelligence collective avec ses équipes. Le management en mode “top-down”, qui va du haut vers le bas, ne fonctionne pas en Remote Management. 

Savoir animer une équipe, à distance, en mode projet est devenu un enjeu clé pour les managers à l’ère du digital. 

management télétravail
Au départ considéré comme un avantage accordé afin de favoriser une meilleure qualité de vie, le télétravail devient de plus en plus une nécessité et beaucoup d’entreprises le permettent.
 
C’est le cas dans les métropoles où les transports en commun font perdre beaucoup de temps aux collaborateurs des entreprises, qui peuvent, pour certains métiers, travailler facilement à distance si les process de l’entreprise sont adaptées (cloud, logiciels en SAAS, sécurisation des outils, mise en place de solutions de communication à distance, de matériel adaptés : PC portables, tablettes, smartphones…).
 
C’est aussi maintenant un enjeu de marque employeur. Les collaborateurs souhaitent de plus en plus équilibrer leur vie professionnelle et personnelle et attendent de leur employeur cette possibilité de télé-travailler un ou deux jours par semaine. 
 
Les stratégies d’innovation des entreprises font également émerger des nouvelles pratiques de travail en proposant à des équipes de différents métiers de travailler dans des tiers-lieux, pour favoriser l’échange et l’agilité. 

Le télétravail représente aussi maintenant un enjeu de marque employeur pour des collaborateurs qui veulent privilégier l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle.

Dans ce contexte du télétravail et des nouvelles approches de management, Digitaly vous propose quelques clé pratiques à tester au sein de vos organisations et accompagne, au travers de formations et/ou d’accompagnements sur-mesure, la transition de vos méthodes de management vers le Remote Management à l’ère du digital. 

 

Notre sélection d’outils pour gérer vos équipes à distance : 

Une des premières actions à mener dans un cadre de gestion d’équipe à distance est d’assurer la fluidité de la communication, avec des outils adaptés. 

Si vous utilisez déjà des outils qui vous conviennent, n’en changez pas, l’important est de privilégier ce qui fonctionne déjà bien. 
 

#Conseils pour bien communiquer 

Faire un point à minima toutes les semaines avec votre équipe, plutôt en début de semaine. 

Privilégier l’échange par visio-conférence, le lien humain est important à maintenir avec des équipes à distance. 
Sinon, un appel téléphonique peut aussi être efficace. L’essentiel étant de partager les missions de la semaine et de bien définir le cadre des attendus, et de s’assurer que tout le monde ait sa feuille de route et les moyens adaptés pour mener ses missions à bien. 
 
Faire en complément, un point hebdomadaire en individuel avec chaque membre de votre équipe, pour suivre ses avancées, répondre à ses questions, donner du feedback. 
Cet échange peut se prévoir par téléphone, toujours le même jour et à la même heure pour que ce rendez-vous soit bien noté dans l’agenda des personnes concernées. 
 
En fin de semaine, vous pouvez demander à chaque membre de l’équipe de vous faire un résumé de ses réalisations et des avancées, freins et questions sur les dossiers en cours. 
 
Pour le reste du temps, il conviendra de laisser chacun travailler de façon autonome, en toute confiance. 
C’est ici que le lâcher-prise managérial doit s’exprimer pleinement pour favoriser la prise d’initiative des collaborateurs.
 

#Règles de communication pour vous aider à collaborer efficacement à distance : 

  • Réserver si possible le téléphone aux besoins urgents et importants (hors points d’équipe en groupe ou individuels)

  • Utiliser les mails pour des messages longs qui nécessitent d’aborder des éléments complexes, et non urgents. 

  • Utiliser une solution de communication collaborative telle que Slack, teams pour des échanges rapides, des besoins urgents. 

  • Privilégier les visio conférences pour des échanges à plusieurs (Zoom, Teams, Hangout, Whereby)… 

 

Chez Digitaly, nous utilisons Slack et Zoom pour échanger en interne ou avec nos expert.e.s métiers. 

 

Partager ses objectifs et ses avancées pour privilégier l’engagement :

Pour manager efficacement des équipes en télétravail ou en travail à distance, il est essentiel de faire confiance à son équipe et de lui assigner des tâches claires, avec un cadre précis. 

Le management par objectif a largement fait ses preuves dans ces contextes de travail à distance. 

Il est conseillé de définir des objectifs pour chaque projet, équipe, collaborateur.

Et pour chaque objectif, d’indiquer des exemples de réalisation concrète. 

Exemple : 

Objectif : booster les candidatures au prochain meetup expert – viser les 50 inscrits qualifiés

Actions : mener une campagne sponsorisée sur Facebook, en optimisant les cibles, préparer 2 mailings a diffuser sur deux bases qualifiées avec un message différent pour tester le discours qui transforme le mieux, avoir obtenu au moins 10 inscriptions à la fin de la semaine pour adapter le plan d’actions en fonction la semaine suivante. 

 

Il est aussi recommandé ici d’échanger en réunion d’équipe avec les personnes impliquées sur le projet et leur demander de fixer elles-mêmes leurs objectifs, en les guidant dans leur réflexion. L’engagement en sera décuplé. 

 

Choisir les bons outils pour la gestion de projet : 

Travailler à distance nécessite une bonne gestion opérationnelle des projets. Dans le monde du digital, nous sommes habitués à utiliser les méthodes agiles pour suivre des projets et s’assurer de leur efficacité, en terme de moyens, de qualité et de coûts. 

Dans les organisations plus traditionnelles, où le digital est peu présent, nous recommandons de travailler avec deux outils essentiels : 

Trello, pour la gestion de projet collaborative en mode kanban, accessible à tous avec des tableau visuels pour suivre vos tâches et vos plannings. 

Google Drive (ou équivalent via Microsoft Teams par exemple) pour le partage de document et/ou le travail à plusieurs sur un même document. 

 

Et bien sûr, la mise en place du télétravail au sein de équipes est aussi une bonne opportunité pour adopter des bonnes pratiques autour du numérique responsable

A lire : les recommandations de l’ADEME et également notre article sur le numérique responsable. 

Pour accompagner vos besoins sur le management à l’ère des nouveaux modes de travail – à distance, en télétravail, en remote, Digitaly propose des parcours de formation sur-mesure pour des PME, ETI avec des références dans le secteur de l’industrie, des services, du sport, de la santé, de l’éducation et ou des collectivités locales. 
Nous proposons également, en cette période de COVID-19 des webinaires dédiés aux pratiques du management d’équipes à distance. 

#SaveTheDate : Prochain webinaire organisé avec le collectif #WeDigital sur le management d’équipes à distance vendredi 10 avril à 14h30