Management et télétravail : comment s’adapter ?

La crise sanitaire du COVID-19 a accéléré une tendance déjà bien présente au sein des entreprises. Celle du télétravail ou du travail à distance. Les managers doivent désormais être capables d’animer des collectifs de personnes dispersées.
A l’heure où dans un contexte normal d’activité, 29% des salariés français télétravaillent, il est important d’adapter ses méthodes de management à la collaboration avec des équipes qui peuvent être éloignées, par la distance, le niveau hiérarchique, le facteur culturel ou tout simplement, le mode de prestation. 
 De plus en plus de projets sont gérés avec des équipes multi-disciplinaires, dans des organisations matricielles et avec des intervenants internes et externes à l’entreprise. 
Savoir animer une équipe, à distance, en mode projet est devenu un enjeu clé pour les managers à l’ère du digital. 
 
Au-delà des outils, dont nous vous proposons notre sélection ci-dessous, il est aussi important de revoir ses pratiques et postures de management, en appliquant quelques règles essentielles qui assurent l’engagement et favorisent la confiance et le partage au sein d’équipes décentralisées. 
Nous avons intitulé chez Digitaly cette approche de management d’équipes en télétravail : Le Remote Management. 
 
D’une part, parce que ces nouveaux usages, rendus possibles par l’avènement du digital, impliquent de changer d’état d’esprit et de privilégier la confiance, avec un cadre clairement défini, et d’autre part, parce que le management à distance nécessite davantage d’agilité, d’adaptation, d’empathie.  
Le télétravail transforme les habitudes avec un management du télétravail par objectif et un réel lâcher prise du manager. Le télétravail demande une adaptation particulière pour chaque individu. Le/la manager doit tenir compte du temps nécessaire à chaque personne pour s’adapter à la situation de travail à distance, d’organiser ses journées et son espace de travail. 
 
Il n’y a pas de méthode miracle qui s’applique à toutes les équipes de la même façon, il faut donc apprendre à tester et à apprendre, à co-construire en intelligence collective avec ses équipes. Le management en mode “top-down”, qui va du haut vers le bas, ne fonctionne pas en Remote Management. 

Savoir animer une équipe, à distance, en mode projet est devenu un enjeu clé pour les managers à l’ère du digital. 

management télétravail
Au départ considéré comme un avantage accordé afin de favoriser une meilleure qualité de vie, le télétravail devient de plus en plus une nécessité et beaucoup d’entreprises le permettent.
 
C’est le cas dans les métropoles où les transports en commun font perdre beaucoup de temps aux collaborateurs des entreprises, qui peuvent, pour certains métiers, travailler facilement à distance si les process de l’entreprise sont adaptées (cloud, logiciels en SAAS, sécurisation des outils, mise en place de solutions de communication à distance, de matériel adaptés : PC portables, tablettes, smartphones…).
 
C’est aussi maintenant un enjeu de marque employeur. Les collaborateurs souhaitent de plus en plus équilibrer leur vie professionnelle et personnelle et attendent de leur employeur cette possibilité de télé-travailler un ou deux jours par semaine. 
 
Les stratégies d’innovation des entreprises font également émerger des nouvelles pratiques de travail en proposant à des équipes de différents métiers de travailler dans des tiers-lieux, pour favoriser l’échange et l’agilité. 

Le télétravail représente aussi maintenant un enjeu de marque employeur pour des collaborateurs qui veulent privilégier l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle.

Dans ce contexte du télétravail et des nouvelles approches de management, Digitaly vous propose quelques clé pratiques à tester au sein de vos organisations et accompagne, au travers de formations et/ou d’accompagnements sur-mesure, la transition de vos méthodes de management vers le Remote Management à l’ère du digital. 

 

Notre sélection d’outils pour gérer vos équipes à distance : 

Une des premières actions à mener dans un cadre de gestion d’équipe à distance est d’assurer la fluidité de la communication, avec des outils adaptés. 

Si vous utilisez déjà des outils qui vous conviennent, n’en changez pas, l’important est de privilégier ce qui fonctionne déjà bien. 
 

#Conseils pour bien communiquer 

Faire un point à minima toutes les semaines avec votre équipe, plutôt en début de semaine. 

Privilégier l’échange par visio-conférence, le lien humain est important à maintenir avec des équipes à distance. 
Sinon, un appel téléphonique peut aussi être efficace. L’essentiel étant de partager les missions de la semaine et de bien définir le cadre des attendus, et de s’assurer que tout le monde ait sa feuille de route et les moyens adaptés pour mener ses missions à bien. 
 
Faire en complément, un point hebdomadaire en individuel avec chaque membre de votre équipe, pour suivre ses avancées, répondre à ses questions, donner du feedback. 
Cet échange peut se prévoir par téléphone, toujours le même jour et à la même heure pour que ce rendez-vous soit bien noté dans l’agenda des personnes concernées. 
 
En fin de semaine, vous pouvez demander à chaque membre de l’équipe de vous faire un résumé de ses réalisations et des avancées, freins et questions sur les dossiers en cours. 
 
Pour le reste du temps, il conviendra de laisser chacun travailler de façon autonome, en toute confiance. 
C’est ici que le lâcher-prise managérial doit s’exprimer pleinement pour favoriser la prise d’initiative des collaborateurs.
 

#Règles de communication pour vous aider à collaborer efficacement à distance : 

  • Réserver si possible le téléphone aux besoins urgents et importants (hors points d’équipe en groupe ou individuels)

  • Utiliser les mails pour des messages longs qui nécessitent d’aborder des éléments complexes, et non urgents. 

  • Utiliser une solution de communication collaborative telle que Slack, teams pour des échanges rapides, des besoins urgents. 

  • Privilégier les visio conférences pour des échanges à plusieurs (Zoom, Teams, Hangout, Whereby)… 

 

Chez Digitaly, nous utilisons Slack et Zoom pour échanger en interne ou avec nos expert.e.s métiers. 

 

Partager ses objectifs et ses avancées pour privilégier l’engagement :

Pour manager efficacement des équipes en télétravail ou en travail à distance, il est essentiel de faire confiance à son équipe et de lui assigner des tâches claires, avec un cadre précis. 

Le management par objectif a largement fait ses preuves dans ces contextes de travail à distance. 

Il est conseillé de définir des objectifs pour chaque projet, équipe, collaborateur.

Et pour chaque objectif, d’indiquer des exemples de réalisation concrète. 

Exemple : 

Objectif : booster les candidatures au prochain meetup expert – viser les 50 inscrits qualifiés

Actions : mener une campagne sponsorisée sur Facebook, en optimisant les cibles, préparer 2 mailings a diffuser sur deux bases qualifiées avec un message différent pour tester le discours qui transforme le mieux, avoir obtenu au moins 10 inscriptions à la fin de la semaine pour adapter le plan d’actions en fonction la semaine suivante. 

 

Il est aussi recommandé ici d’échanger en réunion d’équipe avec les personnes impliquées sur le projet et leur demander de fixer elles-mêmes leurs objectifs, en les guidant dans leur réflexion. L’engagement en sera décuplé. 

 

Choisir les bons outils pour la gestion de projet : 

Travailler à distance nécessite une bonne gestion opérationnelle des projets. Dans le monde du digital, nous sommes habitués à utiliser les méthodes agiles pour suivre des projets et s’assurer de leur efficacité, en terme de moyens, de qualité et de coûts. 

Dans les organisations plus traditionnelles, où le digital est peu présent, nous recommandons de travailler avec deux outils essentiels : 

Trello, pour la gestion de projet collaborative en mode kanban, accessible à tous avec des tableau visuels pour suivre vos tâches et vos plannings. 

Google Drive (ou équivalent via Microsoft Teams par exemple) pour le partage de document et/ou le travail à plusieurs sur un même document. 

 

Et bien sûr, la mise en place du télétravail au sein de équipes est aussi une bonne opportunité pour adopter des bonnes pratiques autour du numérique responsable

A lire : les recommandations de l’ADEME et également notre article sur le numérique responsable. 

Pour accompagner vos besoins sur le management à l’ère des nouveaux modes de travail – à distance, en télétravail, en remote, Digitaly propose des parcours de formation sur-mesure pour des PME, ETI avec des références dans le secteur de l’industrie, des services, du sport, de la santé, de l’éducation et ou des collectivités locales. 
Nous proposons également, en cette période de COVID-19 des webinaires dédiés aux pratiques du management d’équipes à distance. 

#SaveTheDate : Prochain webinaire organisé avec le collectif #WeDigital sur le management d’équipes à distance vendredi 10 avril à 14h30 

L’instant Coaching #1 – Testez le Lean Management

smileParler du leadership au féminin est un sujet passionnant et intarissable, que l’on peut aborder sous différents angles. Au delà de vous livrer mon point de vue sur l’actualité ou de vous parler des personnalités qui par leur parcours et leur tempérament peuvent se révéler inspirantes, j’ai souhaité vous proposer une nouvelle rubrique, que j’ai nommée « L’instant Coaching ».
Cette rubrique a pour ambition de vous présenter des concepts, des méthodes et des outils autour du leadership en entreprise qui, je l’espère, pourront vous apporter un éclairage sur la pratique de votre métier au quotidien ou sur la conciliation de votre vie pro/perso.
L’occasion ici pour moi de donner la parole à des experts qui auront su m’interpeller sur une vision « inspirante » du management, de la gestion de carrière et de l’entreprise au sens plus large.
Démarrons sans plus attendre avec le premier Instant Coaching, consacré au « Lean Management ». Vaste sujet, que j’ai voulu ici traiter via le prisme de l’environnement de bureau (services).

 Tenter le management participatif grâce au « Lean Management » :

C’est prouvé par de nombreuses études.Le bien-être au travail est un critère essentiel pour les employés, quelle que soit leur fonction. Et ce dernier se révèle également comme un véritable « booster de productivité ».D’après une étude récente menée par le département d’économie de l’Université de Warwick, au Royaume-Uni, le fait d’être heureux augmenterait la productivité de près de 12%. Le bien-être au travail devient donc une nécessité pour les entreprises qui veulent progresser dans un contexte mondial incertain.
Et le bien-être au travail est lié à de multiples facteurs, dont un sur lequel nous allons nous attarder un peu, le Lean Management. Les techniques du “Lean Management,” mode d’amélioration continue de l’organisation du travail, mal utilisées, ont certes souvent fait l’objet de controverses. Pourtant, bien utilisé, le Lean Management est un moyen de développer le bien-être au travail, au même titre que la productivité.
C’est ce que je vous propose d’aborder avec l’aide précieuse d’un expert du sujet, Xavier Médard, fondateur et co-gérant de Sens&Co, cabinet conseil en formation.

Femme modèle afro-américaine

KarenHunterElle c’est Karen Hunter, journaliste, enseignante, animatrice radio, auteure de best-sellers, éditrice spécialisée dans les biographies de personnalités noires.
Son crédo : faire progresser la question raciale aux USA.
Vous ne la conaissez pas et pourtant, elle est une figure emblématique de la condition féminine aux USA, une femme brillante, qui affirme ses valeurs, quitte à être parfois un brin provocatrice !
 Portrait d’une personnalité qui se bat pour les femmes et pour la question raciale
Karen Hunter est une “self-made woman”, guidée par la ferveur d’apprendre et par la soif de connaissance que son père lui a transmis.
Première femme afro-américaine à obtenir le titre d’éditorialiste du New-York Daily News, la question de ses origines est au cœur de son travail.
Ce sont des rencontres avec des musiciens comme Will Smith ou Faith Evans qui lui donnent envie d’écrire des biographies, toutes devenues des best-sellers :
True You, co-écrit avec Janet Jackson,
Kris Jenner… and All Things Kardashian, les mémoires de Kris Jenner,
Ladies First :Revelations of a Strong Woman, la bio de Queen Latifah, un livre de coaching sur les femmes qui vient s’ajouter à la longue liste des best-sellers du New York Times. Et la liste est bien plus longue.

La voix du leadership au féminin

Pretty, young business woman giving a presentationA l’occasion de la première édition du Printemps des Fameuses, auquel j’ai assisté avec grand plaisir très récemment, j’ai pu participer à un atelier sur le thème du leadership par la voix, animé par le « Monsieur Voix » de France et de Navarre, j’ai nommé : Hervé Pata, du cabinet de conseil Musique et Voix.
Maître de conférences à Sciences Po Paris, Hervé Pata intervient depuis 20 ans notamment auprès de dirigeants, cadres supérieurs et personnalités politiques pour les aider à travailler leur signature vocale et par ce biais, à renforcer leur force de conviction et de leadership.
La voix et l’expression orale sont la signature de la personnalité et du leadership. En travaillant sur ses particularités, elle permet de renforcer sensiblement le sentiment de confiance en soi et d’imprimer son propre style.
Hervé Pata nous livre ici un éclairage sur les techniques vocales et les bases d’une meilleure utilisation de sa voix pour convaincre et s’affirmer, ainsi que ses éclairages sur l’expression vocale spécifique aux femmes.

8 conseils pour gagner en confiance

e48402d6bfb278db3ac42f9610aee03fAvant d’oser demander un poste plus important, une femme attend d’être certaine de remplir les qualités demandées à … 120%. Un homme ? 60%… . C’est ce que nous confie Sandra Dary dans son livre «100% moi ! Comment me faire enfin confiance ?» (Ed. Eyrolles).
Que de vérités cette courte petite phrase peut résumer !
S’écouter, oser, réussir, c’est possible. Il suffit pour cela d’appliquer quelques règles, finalement pas si insurmontables, même quand on est une femme en quête de leadership !
Les hommes ont raison. Trop souvent, par manque de confiance en elles, les femmes restent dans une position d’attentisme, en attendant qu’on remarque leurs performances et leur compétence. Et quand cela ne se produit pas, elles se retrouvent seules, face à leur propre désarroi.
Aussi, au bureau, comme dans la vie, il est important de savoir dire non, de savoir demander et de savoir afficher clairement ses ambitions. Et cela est très souvent directement lié à la confiance en soi.
Pour cultiver cet art ultime de la confiance en soi, voici 8 conseils (et pas un de plus) pour oser, enfin, « aller plus hooooooooooo » !

A la recherche de la femme créatrice d’entreprise

UnknownA la recherche de la femme créatrice d’entreprise
30 % : c’est le nombre de femmes créatrices d’entreprise en France. Un chiffre qui reste en stagnation depuis de nombreuses années, loin de la quasi-parité qu’on relève aux Etats-Unis… Et également un chiffre qui reste bas si on le compare au nombre de femmes désireuses de créer une entreprise.
Selon une étude menée en 2007 sur la création d’entreprise au féminin menée par lObservatoire de l’APCE,   15 à 24 % des femmes de plus de 18 ans déclaraient en 2007 avoir envie de créer leur entreprise.
Et plus paradoxal encore quand on sait que la France présente parmi les pays développés un des pourcentages les plus élevés de femmes ne se sentant pas capables de créer une entreprise (source  « L’entrepreneuriat féminin, document d’étape » N°2013-06, Centre d’analyse stratégique, avril 2013).

Réseau professionnel féminin : lancez-vous

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Pour ma part, la véritable rentrée, le mois où tout repart, c’est résolument septembre. Janvier arrive loin derrière, très très loin, avec un entrain moins palpable.
Car c’est bien en septembre, après un break plus ou moins long selon chaque situation personnelle, que l’on sent une effervescence stimulante.
C’est souvent en septembre qu’on prend ses vraies bonnes résolutions, c’est aussi en septembre que les rythmes changent, évoluent, au gré d’une nomination, d’une nouvelle orientation de carrière, de la scolarisation des enfants ou tout simplement parce qu’on se dit qu’il faut repartir sur de bonnes bases.
Pour cette véritable grande rentrée annuelle, j’ai donc choisi de vous parler de l’intérêt de se rapprocher d’un réseau. En effet, force est de constater qu’encore beaucoup de femmes entrepreneuses ou leaders se sentent isolée et n’ont pas toujours accès aux mentors, si utiles dans un projet d‘évolution de carrière ou d’entreprise.
Peu de femmes y ont recours. Peut-être parce qu’elles n’ont pas suffisamment conscience de l’intérêt du réseautage ?
Et pourtant, les faits sont là.
Une créatrice accompagnée augmente ses chances de succès de 50 %. Et une femme manageuse qui sait bien s’entourer saura d’autant plus faire évoluer sa carrière et réussir dans les missions qui lui sont confiées.