Dans ce contexte du télétravail et des nouvelles approches de management, Digitaly vous propose quelques clé pratiques à tester au sein de vos organisations et accompagne, au travers de formations et/ou d’accompagnements sur-mesure, la transition de vos méthodes de management vers le Remote Management à l’ère du digital.
Notre sélection d’outils pour gérer vos équipes à distance :
Une des premières actions à mener dans un cadre de gestion d’équipe à distance est d’assurer la fluidité de la communication, avec des outils adaptés.
Si vous utilisez déjà des outils qui vous conviennent, n’en changez pas, l’important est de privilégier ce qui fonctionne déjà bien.
#Conseils pour bien communiquer
Faire un point à minima toutes les semaines avec votre équipe, plutôt en début de semaine.
Privilégier l’échange par visio-conférence, le lien humain est important à maintenir avec des équipes à distance.
Sinon, un appel téléphonique peut aussi être efficace. L’essentiel étant de partager les missions de la semaine et de bien définir le cadre des attendus, et de s’assurer que tout le monde ait sa feuille de route et les moyens adaptés pour mener ses missions à bien.
Faire en complément, un point hebdomadaire en individuel avec chaque membre de votre équipe, pour suivre ses avancées, répondre à ses questions, donner du feedback.
Cet échange peut se prévoir par téléphone, toujours le même jour et à la même heure pour que ce rendez-vous soit bien noté dans l’agenda des personnes concernées.
En fin de semaine, vous pouvez demander à chaque membre de l’équipe de vous faire un résumé de ses réalisations et des avancées, freins et questions sur les dossiers en cours.
Pour le reste du temps, il conviendra de laisser chacun travailler de façon autonome, en toute confiance.
C’est ici que le lâcher-prise managérial doit s’exprimer pleinement pour favoriser la prise d’initiative des collaborateurs.
#Règles de communication pour vous aider à collaborer efficacement à distance :
Réserver si possible le téléphone aux besoins urgents et importants (hors points d’équipe en groupe ou individuels)
Utiliser les mails pour des messages longs qui nécessitent d’aborder des éléments complexes, et non urgents.
Utiliser une solution de communication collaborative telle que Slack, teams pour des échanges rapides, des besoins urgents.
Privilégier les visio conférences pour des échanges à plusieurs (Zoom, Teams, Hangout, Whereby)…
Chez Digitaly, nous utilisons Slack et Zoom pour échanger en interne ou avec nos expert.e.s métiers.
Partager ses objectifs et ses avancées pour privilégier l’engagement :
Pour manager efficacement des équipes en télétravail ou en travail à distance, il est essentiel de faire confiance à son équipe et de lui assigner des tâches claires, avec un cadre précis.
Le management par objectif a largement fait ses preuves dans ces contextes de travail à distance.
Il est conseillé de définir des objectifs pour chaque projet, équipe, collaborateur.
Et pour chaque objectif, d’indiquer des exemples de réalisation concrète.
Exemple :
Objectif : booster les candidatures au prochain meetup expert – viser les 50 inscrits qualifiés
Actions : mener une campagne sponsorisée sur Facebook, en optimisant les cibles, préparer 2 mailings a diffuser sur deux bases qualifiées avec un message différent pour tester le discours qui transforme le mieux, avoir obtenu au moins 10 inscriptions à la fin de la semaine pour adapter le plan d’actions en fonction la semaine suivante.
Il est aussi recommandé ici d’échanger en réunion d’équipe avec les personnes impliquées sur le projet et leur demander de fixer elles-mêmes leurs objectifs, en les guidant dans leur réflexion. L’engagement en sera décuplé.
Choisir les bons outils pour la gestion de projet :
Travailler à distance nécessite une bonne gestion opérationnelle des projets. Dans le monde du digital, nous sommes habitués à utiliser les méthodes agiles pour suivre des projets et s’assurer de leur efficacité, en terme de moyens, de qualité et de coûts.
Dans les organisations plus traditionnelles, où le digital est peu présent, nous recommandons de travailler avec deux outils essentiels :
Trello, pour la gestion de projet collaborative en mode kanban, accessible à tous avec des tableau visuels pour suivre vos tâches et vos plannings.
Google Drive (ou équivalent via Microsoft Teams par exemple) pour le partage de document et/ou le travail à plusieurs sur un même document.
Et bien sûr, la mise en place du télétravail au sein de équipes est aussi une bonne opportunité pour adopter des bonnes pratiques autour du numérique responsable.
A lire : les recommandations de l’ADEME et également notre article sur le numérique responsable.
Nous proposons également, en cette période de COVID-19 des webinaires dédiés aux pratiques du management d’équipes à distance.